Od 1 października 2026 r. przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. muszą mieć aktywny adres do e-Doręczeń. Obowiązek obejmuje dużą grupę istniejących firm, dlatego warto sprawdzić nie tylko samo założenie adresu, ale również aktywację skrzynki i sposób jej obsługi.
e-Doręczenia są cyfrowym odpowiednikiem korespondencji rejestrowanej z potwierdzeniem nadania i odbioru. Administracja publiczna może kierować pisma na wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych adres przedsiębiorcy. Resort cyfryzacji przypomina, że od 1 października obowiązek obejmuje przedsiębiorców z CEIDG zarejestrowanych przed 1 stycznia 2025 r. Samo wysłanie wniosku nie kończy procedury: skrzynkę trzeba aktywować, a po aktywacji adres zostaje wpisany do BAE.
Trzy kroki, które przedsiębiorca powinien sprawdzić
Pierwszy krok to złożenie bezpłatnego wniosku przez usługę udostępnioną na Biznes.gov.pl. Wniosek podpisuje się elektronicznie — profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo podpisem osobistym. Drugi krok to aktywacja skrzynki zgodnie z instrukcją otrzymaną po utworzeniu adresu. Trzeci to ustalenie, kto będzie faktycznie pilnował korespondencji. Jednoosobowy przedsiębiorca może obsługiwać skrzynkę sam, ale może też wskazać administratora.
To ostatnie ma znaczenie organizacyjne. Elektroniczna korespondencja urzędowa nie powinna stać się skrzynką, do której nikt regularnie nie zagląda. W firmie warto ustalić odpowiedzialność za odbiór pism, zastępstwo podczas urlopu i sposób przekazywania dokumentów do księgowości lub kancelarii. Przy zmianie osób obsługujących skrzynkę trzeba też zadbać o aktualne uprawnienia.
System daje dowód wysłania i odbioru wiadomości oraz ogranicza konieczność korzystania z papierowych listów poleconych. Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsze jest jednak to, że od daty wejścia w obowiązek nie warto odkładać konfiguracji na moment, w którym urząd zacznie wysyłać ważną korespondencję. Najbezpieczniej sprawdzić dziś, czy adres jest widoczny w systemie, czy skrzynka jest aktywna i czy wyznaczona osoba ma do niej dostęp.
Firmy korzystające już z e-Doręczeń powinny też zweryfikować dane kontaktowe i ustawienia powiadomień. Powiadomienie e-mail samo nie jest urzędowym pismem, lecz sygnałem, że w skrzynce pojawiła się korespondencja. W praktyce warto więc nie uzależniać całej obsługi od jednej prywatnej skrzynki pocztowej. Przy większej liczbie dokumentów przydatna jest prosta procedura: kto odbiera, kto dekretuje, gdzie przechowywane są potwierdzenia oraz w jaki sposób kontrolowane są terminy odpowiedzi.
Dla nowych jednoosobowych działalności mechanizm może być prostszy, ale w spółkach i większych organizacjach warto rozdzielić techniczną administrację skrzynką od merytorycznej obsługi pism. Pozwala to ograniczyć ryzyko, że ważna wiadomość zostanie przeoczona podczas nieobecności jednej osoby.
Źródła
Gov.pl — e-Doręczenia: 1 października 2026 r. ważny termin: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/e-doreczenia-1-pazdziernika-2026-r-wazny-termin-dla-przedsiebiorcow-z-ceidg
Formaty reklamowe wewnątrz artykułu
Reklamy wplecione między akapity najlepiej działają w układzie poziomym lub prostokątnym.
